Prowadzenie działalności wiąże się z koniecznością prowadzenia księgowości. Warto o tym pomyśleć jeszcze przed założeniem firmy, aby od samego początku mieć wszystko pod kontrolą. Można się tym zajmować samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego oferującego księgowość dla działalności gospodarczej. Jakie są rodzaje księgowości dla firm i w jaki sposób ją prowadzić – samodzielnie czy z księgowym?
Rodzaje księgowości dla firm
W zależności od rodzaju firmy i wybranego sposobu opodatkowania przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia określonej dokumentacji księgowej i ewidencji.
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR)
Uproszczona forma księgowości przeznaczona dla firm prowadzonych przez osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie. Dotyczy firm, które wybrały opodatkowanie na zasadach ogólnych lub według stawki liniowej, a których przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 2 mln euro. Księgowość dla działalności gospodarczej prowadzona w formie PKPiR nie jest tak skomplikowana jak pełna księgowość, dlatego niektóre firmy prowadzą ją samodzielnie.
Ewidencja przychodów przy rozliczeniu ryczałtem
Najprostsza forma księgowości, w której ujmowane są wyłącznie przychody z działalności – można ją prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej, odrębnie za każdy rok. Zapisów w ewidencji należy dokonywać chronologicznie do 20. dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc. Stawka ryczałtu ustalana jest w zależności od rodzaju działalności, a wysokość ryczałtu na podstawie uzyskanych przychodów, których nie można pomniejszać o koszty firmowe. Jest to księgowość dla firm jednoosobowych, których przychody w ubiegłym roku nie przekroczyły 2 mln euro, a także dla wyżej wymienionych przedsiębiorstw, które mogą się rozliczać z PKPiR. Z opodatkowania w formie ryczałtu są jednak wyłączone niektóre rodzaje działalności.
Karta podatkowa
Jeśli rozliczasz się w formie karty podatkowej, nie musisz prowadzić księgowości, ponieważ stawkę podatku ustala naczelnik właściwego urzędu skarbowego. Jego wysokość zależy m.in. od rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, liczby mieszkańców danej miejscowości i liczby zatrudnionych pracowników. Firmy rozliczające się kartą podatkową nie muszą również składać zeznań podatkowych. Warto jednak zauważyć, że z tej formy opodatkowania mogą korzystać wyłącznie przedsiębiorcy, którzy na dzień 31 grudnia 2021 r. byli opodatkowani kartą podatkową, gdyż od 1 stycznia 2022 r. nie można już o nią wnioskować.
Pełna księgowość
Jest to najbardziej złożona księgowość dla firm, którą w większości przypadków prowadzą duże przedsiębiorstwa. Pełna księgowość jest obowiązkowa dla spółek handlowych oraz firm, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej 2 mln euro. Pełna księgowość może być też prowadzona dobrowolnie, nawet jeśli firma generuje niższe przychody. W przypadku pełnej księgowości istnieje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, które składają się z dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, zestawienia oraz inwentarza. Oprócz tego przedsiębiorstwa muszą przygotowywać sprawozdania finansowe. Prowadzenie pełnej księgowości jest na tyle złożone, że firmy najczęściej decydują się na współpracę z biurem rachunkowym.
Ewidencje dla firm
W niektórych przypadkach konieczne jest również prowadzenie następujących ewidencji:
-
Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT – może być uproszczona lub pełna. Ewidencję uproszczoną VAT prowadzą przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT (przychody z poprzedniego roku poniżej 200 tys. zł). Ewidencję pełną VAT prowadzą natomiast czynni podatnicy VAT.
-
Ewidencja przebiegu pojazdu – dokumentacja prowadzona zarówno na potrzeby podatku dochodowego, jak i podatku VAT.
-
Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych – dla przedsiębiorców, którzy rozliczają się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub na ryczałcie. Dzięki prowadzeniu ewidencji odpisy amortyzacyjne mogą być podatkowym kosztem uzyskania przychodu firmy.
Kiedy warto podjąć współpracę z biurem rachunkowym?
Obowiązujące przepisy nie nakazują współpracy z księgowym lub biurem rachunkowym, dlatego decyzja należy wyłącznie do przedsiębiorcy. Jeśli czujesz się pewnie w tym temacie, możesz bez przeszkód samodzielnie prowadzić księgowość swojej firmy – na tę opcję decydują się szczególnie właściciele firm jednoosobowych, którzy miesięcznie wystawiają tylko kilka faktur i nie zatrudniają pracowników. Jeśli chodzi o większe firmy, mało która prowadzi księgowość samodzielnie.
Warszawa jest siedzibą wielu biur rachunkowych, a dzięki temu, że coraz więcej księgowych działa w trybie online, możesz skorzystać z oferty warszawskiego biura nawet jeśli prowadzisz działalność w innym mieście. Pomoc księgowego jest nieoceniona w wielu sytuacjach, a nieustanne zmiany w prawie podatkowym sprawiają, że przedsiębiorcy niebędący księgowymi mogą mieć problemy z tym, by nadążyć za reformami.
